[노무-24022] 사용증명서 발급 시 제한 사항
Ⅰ. 사용증명서란?
□ 사용자(회사)는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 함(근로기준법 제39조)
□ 사용자가 근로자로부터 사용증명서 작성을 요청받았음에도 이를 이행하지 않을 경우 500만원 이하의 과태료 처분에 처해질 수 있음
□ 근로기준법상 사용증명서는 근로자가 이직 또는 취업할 때 자신의 근무 경력을 증명하는 서류가 필요할 수 있는데, 이를 요청받은 회사가 반드시 지급하도록 강제하기 위해 규정됨
Ⅱ. 발급목적상 제한
□ 사용자의 사용증명서 작성 의무는 근로자의 재취업 또는 이직을 위한 경우에 한하여 발생하는 것으로 보아야 함
□ 따라서 ①법적시비를 가리기 위하여 관련 증빙 서류를 받고자 하는 경우(근기 01254-3069, 1987. 2. 25.), ②산업재해 발생 관련 사실 입증을 위해 서류가 필요한 경우(근로기준과-881, 2004. 2. 19.), ③노동조합이 단체교섭을 위하여 소속사업장 전체 근로자의 임금대장 사본을 요구하는 경우(근기 01254-3668, 1987. 3. 6.) 등은 사용증명서 발급 의무가 발생하지 않음
[근기 01254-1870, 1992. 11. 17.]
근로기준법 제31조에 규정된 사용증명서 교부제도는 근로자가 당해 사업체에 근무하였다는 경력을 증명하여 줌으로써 퇴직근로자의 재취업에 도움을 주기 위한 취지로서 설정된 규정으로 사용자는 근로자에게 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항에 관하여 근로자가 요구한 사항을 기입한 사용증명서를 교부하도록 하고 있는 바, 월별 근무상황, 급여명세서, 근로소득 원천징수영수증, 교통사고기록 사본, 시말서 사본, 월별 결근사항, 취업규칙 사본 등은 확인조회에 해당될 사항으로 사용증명서에 포함될 내용은 아님.
Ⅲ. 청구 내용상의 제한
□ 사용증명서의 기재사항은 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중 근로자가 청구한 사항임(근기 1451-10674, 1983. 4. 26.)
- 여기서 근로자가 청구한 사항이라고만 규정되어 있어 그 청구 범위에 관한 논란도 존재하였음
□ 근로자가 사용증명서를 통해 청구할 수 있는 사항은 근로자의 재취업 목적 범위 내로 국한되는 것이므로, 이와 무관한 정보는 청구하더라도 사용자가 발급해줄 의무 없음
[근기 01254-6942, 1987. 4. 30.]
사용증명서 교부제도는 개별 근로자가 근로하던 사업장을 퇴직한 때 또는 퇴직한 후 재취업의 편의를 도모하기 위하여 설정한 제도로서 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 사실대로 기입하여 교부할 것을 규정한 것인 바, 근로계약서, 임금협정서, 임금지급대장 및 납세자보관용 원천징수영수증 등은 사용증명서에 포함될 성질이 아니므로 동 서류를 사용증명서로 요청할 수는 없는 것임
Ⅳ. 청구 시기상의 제한
□ 사용증명서는 근로자가 입사한 후 30일 이상 계속 근무를 하여야 청구할 수 있으며, 근로기준법상 문서의 서류 보존 기한이 3년이라는 점에 착안하여 퇴직 후 3년 이내에 청구하여야 함(근로기준법 시행령 제19조)
□ 물론, 근로기준법 시행령 제19조에서는 재직 중인 근로자가 청구 있는지 여부에 대해 별도로 규정하지 않았으므로, 해석상 재직 중인 근로자도 사용증명서를 청구할 수 있다고 봄이 상당함
[근기 68207-2879, 2002. 9. 6.]
근로기준법 제38조에 의한 사용증명서는 반드시 근로자가 퇴직한 이후에 청구할 수 있다는 의미로 보기는 어렵다고 사료되며, 근로자가 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있다는 의미로 해석함이 타당하다고 사료됨.
한편, 근로자가 동법 동조에 의한 사용증명서를 요구하는 경우 사용자는 당해 근로자의「사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항」중 근로자의 요구사항만을 기입하여 교부해 주어야 하며, 다만 상세한 근로실태의 내역(근로계약서, 임금지급대장, 원천징수영수증, 취업규칙사본, 시말서, 퇴직금 중간정산내역 등)을 요구하는 확인조회에 해당되는 것까지 사용증명서를 교부해야 할 필요는 없다고 사료됨.♧